Time management je mit – 1./11

bizzztime-management1Predstavio sam vam do sada dva članka sa savetima, ali verujem da tek ovaj  pogađa u pravu suštinu problema – vreme je ograničeno.

  1. Time management je mit
    To je zapravo potpuno tačno, jer dan ima 24 časa i vi po tom pitanju ne možete ništa da uradite. Možete samo da svoje obaveze  i svoje vreme prilagodite tim ograničenjima. Što budete bolji u tome to ćete se manje imati potrebe za dodatnim satim (eh kad bi dan trajao 48 sati…) 
     
  2. Otkrijte gde “gubite” vreme
    Koje su to dnevne aktivnosti koje vam svakoga dana oduzimaju suviše vremena. Da li su to privatni pozivi na poslu, da li je to chatovanje, facebook… Kada ih definišete razmotrite kako možete da smanjite svoje gubitke. 
     
  3. Postavite ciljeve time management-a 
    Šta je to što vi zapravo želite da postignete? Da li je to pridržavanje rokova, da li je to vreme za porodicu? Šta je tačno vaša motivacija  da se promenite, jer o tome se zaista radi. Vi želite da promenite vaše ponašanje kako bi imali dovoljno vremena da postignete ono što želite.     
     
  4. Sprovedite plan u delo
    Kada ste postavili ciljeve, napravite plan kako da do toga dođete i potom ga implementirajte. Da li to znači da nećete svakoga dana posle posla ići na piće sa koleginicama, već ćete dva dana u nedelji odvojiti da se vidite sa starim prijateljima, ili ćete preskočiti jedan odlazak na fudbal da bi iznenadili voljenu osobu, izbor je samo vaš.    
  5. Koristite alatke za time management 
    Niko od nas nije savršen stoga iskoristite benefite dodatnih alata koji vam mogu olakšati svakodnevne aktivnosti. Kao što sam već pisao, zakažite sebi ručak ukoliko je to jedini način da odete na njega. Napravite podsetnike, liste obaveza, sve što vam je potrebno da biste bili optimalno pripremljeni za još jedan dan.  
     
  6.  Prioriteti
    Svaka lista sadrži ovaj savet, pa tako i ova. Napravite svoje prioritete i pridržavajte ih se. To je jedini način da uradite ono što se od vas traži na najbolji mogući način. Odredite potrebno vreme za svaku aktivnost i vidite koliko zaista toga možete da uradite.    
     
  7. Delegirajte
    Iako se čini da je sve najjednostavnije uraditi sam i da je to jedino moguće rešenje, istina je obično drugačija. Ukoliko imate firmu napravite takvu selekciju kadrova da imate na koga da prebacite zaduženja. Ukoliko ste menadžer odaberite kvalitetne saradnike na koje možete da se oslonite. Ukoliko nemate mogućnosti da birate saradnike, onda imate mogućnost da se sa njima upoznate, da vidite ko poseduje kakvo znanje i kako da svi iz međusobne saradnje izvučete najviše. Postoji šansa da se među vama krije ekspert za Exel koji bi posao za koji je vama potrebno sat vremena završio za 15 minuta. Zašto to ne iskoristiti?    
     
  8. Stvorite rutinu
    Što je pritisak veći oni koji uspeju da zadrže svoju rutinu imaće više uspeha i manje stresa.    
     
  9. Postavljajte vremenska ograničenja za zadatke
    Nije teško proveravati mejl dva sata, ali se mnogo vremena na to izgubi. Odvojite vreme koje vam je zaista potrebno, bilo da je to pola sata ili sat ili više, ali pridržavajte ga se. Ukoliko ste već napravili plan dnevnih aktivnosti svako kašnjenje započinje lančanu reakciju i utiče na sve ostalo.     
     
  10. Organizujte vaš kompjuter
    Ukoliko vam se dešava da morate dugo da tražite fajl ili mejl to govori o tome da bi vašem kompjuteru sistematizacija veoma pogodovala. Napravite odgovarajuću strukturu direktorijuma kako u inbox-u tako i na hard disku. (ako vam ovo ipak zvuči komplikovano Everything bi vam mogao pomoći da veoma brzo doćete do potrebnih fajlova)     
     
  11. Kada već morate da čekate iskoristite to vreme 
    Svakoga dana na nešto čekamo. Bilo da je u pitanju odgovor na mejl da možemo da krenemo sa radom na projektu, bilo da se radi o komentaru na prezentaciju koju upravo završavamo, čekamo kod zubara, čekamo da dođe prevoz… Da ne bi uzalud “ubijali vreme” možete da pregledate izveštaje, čitate publikacije, slušate audio knjige … 

Koje se vama pravilo najviše dopada?

Izvor: 11 Time Management Tips

Originalna slika

Kako ukrotiti vreme – 10 jednostavnih saveta

  1. ukrotiteljbizzzZabeležite dugoročne ciljeve
    Koristite SMART formulu – specifični, merljivi, prihvatljivi, realni i vremeni ograničeni
     
  2. Svakoga dana podelite zadatke po priotitetima A, B i C
    Uvek prvo radite najvažnije prioriteta „A“, čak iako možete samo mali deo njih da uradite
     
  3. Sačuvajte vreme za sebe
    Napravite sastanak sami sa sobom i ne dozvolite nikome da vas u tome omete. To vreme iskoristite za izvršenje zadataka ili za jednostavni odlazak na doručak.
     
  4. Prestanite da trošite vreme na sitnice
    Ukoliko pravite prezentaciju, nije neophodna da bude najmodernija na svetu, jer će vaš nastup uraditi sve što treba uz adekvatnu podršku. Ukoliko imate rutinske administrativne zadatke – delegirajte ih.
     
  5. Imajte hrabrosti da kažete ne
    Ne pokušavajte da uvek svima udovoljite. Napravite svoja pravila i pridržavajte ih se.
     
  6. Uvek započinjite sastanke na vreme
    Nemojte kažnjavati one koji su stigli na vreme čekajući druge. Krenite makar sa malim stvarima, ali krenite.
     
  7. Usporite
    Nije stvar uraditi nešto brzo, već kvalitetno. Prestanite da jurite, vozite prebrzo i budete nervozni jer ne možete da sve kontrolišete. Nekoliko dobijenih minuta nije vredno dodatnog stresa.
     
  8. Podelite kompleksan zadatak na delove
    Izvršavanjem svakog dela videćete pomak i motivacija će vam rasti
     
  9. Ne budite rob tehnologiji
    Ne treba uvek biti dostupan. Ukoliko vam posao dozvoljava ostavite telefon kod kuće kada ste na odmoru ili u šetnji. Odvojite vreme za sebi drage ljude.
     
  10. Napravite balans u svom životu
    Sa istom strašću sa kojom organizujete svoje poslovne obaveze organizujte i svoj privatni život. Nađite vreme za porodicu, prijatelje, sport, druženje, učenje…

Veoma mi je zanimljivo kako ovi saveti imaju toliko toga drugačije u odnosu na prethodne, u narednih nekoliko dana prezentovaću vam još nekoliko zanimljivih lista, pa bih na kraju zajedno sa vama želeo da napravimo našu lista najboljih saveta.

Izvor: Pace Productivity – Top 10 Time Tamers

Upravljanje vremenom – 10 jednostavnih saveta

bizzz
time-management
  1. Ne ostavljajte mejl za kasnije  
    Ukoliko ste već posvetili određeno vreme čitanju mejla odma na njega i odgovorite ako imate sve potrebne informacije. Ukoliko ga ostavite za kasnije velika je verovatnoća da će se nakupiti mejlovi pa samim tim i smanjiti kvalitet vašeg odgovora.  
     
  2. Fokusirajte se na jednu aktivnost
    Svi volimo da radimo više stvari istovremeno, ali jako je mali broj ljudi koji uspevaju da zaista sve aktivnosti odrade na adekvatan način. Obično nešto mora da istrpi.  
     
  3. Radite prvo najvažnije stvari
    Ukoliko posvetite vreme kada ste najplodonosniji radeći najvažnije zadatke najveće su šanse da ćete ih uraditi na najbolji mogući način.  
     
  4. Proveravajte mejl u redovnim intervalima  
    Ljudima je potrebno da znaju kada mogu da dobiju odgovor od vas. Nije im bitno da ga dobiju istog trenutka, već da znaju do kada će ga dobiti. Ako je nešto zaista hitno, pozvaće vas zar ne?
     
     
  5. Organizujte svoj bookmark
    Koliko puta ste samo tražili adresu koju znate da imate tu negde? Koristite sajtove koji vam u tome mogu pomoći poput del.icio.us  i pojednostavite sebi život.  
     
  6. Znajte kada dajete najbolje rezlutate
    Ukoliko dajete najbolje rezultate ujutru, tada uradite najvažnije zadatke, ukoliko vam je potrebna kafa da bi ste se potpuno razbudili i produktivniji ste oko podneva onda je to pravo vreme da uradite najvažniji posao.
     
     
  7. Posmatrajte i optimizujte svoje aktivnosti
    Većina stvari koju radimo svaodnevno možemo da optimizujemo. To može da bude ušteda od samo nekoliko sekundi po aktivnosti, ali to na kraju dana može da donese nekoliko minuta, što na godišnjem nivou dosta donosi vremena za druge aktivnosti. Možete napraviti prečice da biste brže dolazili do programa pomoću alatke Rocket dock ili neke slične, možete napraviti template-e za mejlove, videti kako da brže unosite podatke u program, sve što vam može na duži rok doneti uštedu vredi uloženog trenutnog vremena.
     
     
  8. Olakšajte sebi započinjanje projekata
    Kažu da nije teško završiti projekat, ali ga je teško početi. Koliko puta ste samo čuli: sutra počinjem da se zdravo hranim, sutra krećem u teretanu, sledećeg semestra upisujem kurs… Zašto ne danas? Zašto ne sada?  
     
  9. Napravite dnevne liste stvari koje želite da uradite
    Ukoliko imate jasnu sliku šta vas očekuje tokom dana i pritisak će biti mnogo manji. Objekat koji vidimo čini nam se mnogo bliži od onoga iza ćoška.
     
  10. Usporite
    Imati dobar time management ne znači rešavati situacije čim se dogode. Određivanje njihove važnosti je takođe ključno u donošenju dobrih odluka. Ukoliko radite strateški plan ili budžet za narednu godinu, to je mnogo važnije nego odgovaranje na mejl koji je upravo stigao, a tiče se aktivnosti koja počinje za mesec dana. Usresredite svoju koncentraciju na jednu stvar i rezultati neće izostati.

Osnovu ovog teksta čini odličan članak Penelope Trunk “10 tips for time management in multitasking world“, dok su komentari delimično njena, delimično moja zapažanja.

Koje su vaše taktike da se izborite sa svakodnevnim zadacima?

Izvor: Penelope Trunk